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请款说明书是一种重要的财务文件，它记录了企业或个人向合作方索取款项的原因、金额和支付方式等信息，以便于交易双方能够清晰地了解款项的具体情况和支付进度。一份完善的请款说明书不仅能够保障合作方的权益，同时也能够为企业或个人积累良好的信誉和声誉。
请款说明书的撰写应当遵循严谨、准确、规范的原则。在填写请款说明书时，首先要确保双方协议的签署和确认。其次是需要详细描述向对方索要款项的原因和用途，以及实际的金额和支付方式。如果请款涉及到不同的阶段或分期，应当在请款说明书中明确说明每一阶段或分期的款项，包括具体的金额和支付时间等信息。同时，撰写请款说明书的时候，还需要注意以下几点：
一、注意措辞，避免过于强势
请款说明书需要表达出索要款项的必要性和原由，但需要注意避免强势的措辞。在表达要求的时候，需要婉转委婉、礼貌得体，以避免造成合作方的不满和反感。
二、准确描述款项使用情况
请款说明书的主要目的是申请款项，并非为了延长应付账款周期。因此，在填写请款说明书时，应当清晰明确地描述资金的用途，以便于合作方确认该款项是否可以支付。
三、及时跟进进度，及时更新
请款说明书中所描述的每一阶段或分期的款项，在实际交易过程中可能会因为各种原因发生变动。因此，请款双方需要及时跟进进度，及时更新请款说明书中的信息，确保双方之间的信息同步。
最后，需要强调的是：请款说明书是一份具有法律效力的文书。因此，在填写请款说明书时务必要谨慎，确保信息的准确性和规范性。如果因为请款说明书填写不规范而导致的支付纠纷和风险，将对企业和个人造成严重的财务损失和声誉损害。